Dla pracodawcy · 2026
Etat, zlecenie i B2B — poza kwotą
Różnica w koszcie jest policzalna i pokazujemy ją w innych miejscach. Tutaj to, czego nie widać w tabeli: obowiązki, ryzyka i sytuacje, w których wybór formy w ogóle nie jest wyborem.
Jedna rzecz na początek
Art. 22 § 1[1] Kodeksu pracy stanowi wprost: zatrudnienie w warunkach stosunku pracy jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy. Decydują cechy faktyczne opisane w § 1 — wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym.
Art. 22 § 1[2] dodaje, że nie można zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych warunków. Nazwa dokumentu nie ma tu znaczenia.
Dlatego ten dział pokazuje koszty, ale nie jest instrukcją zamiany etatów na faktury. Zamiana, która nie zmienia niczego poza dokumentem, jest najdroższą z możliwych: kończy się dopłatą składek za cały okres wraz z odsetkami.
Umowa o pracę
Najdroższa forma i jedyna, w której płacisz też za dni, w których nikt nie pracuje.
Za co płacisz
- Składki po stronie pracodawcy ponad wynagrodzenie brutto: emerytalną, rentową, wypadkową, Fundusz Pracy i FGŚP (art. 22 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
- Wynagrodzenie za urlop — 20 dni przy stażu poniżej 10 lat, 26 dni od 10 lat, przy czym do stażu wlicza się okresy nauki (art. 154 i 155 Kodeksu pracy).
- Wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% przez pierwsze 33 dni niezdolności w roku, a dla pracowników po 50. roku życia przez 14 dni (art. 92 Kodeksu pracy). Od 34. albo 15. dnia płaci ZUS. Przy wypadku w drodze do pracy i przy chorobie w ciąży — 100%.
- Wpłatę do PPK, o ile pracownik nie zrezygnował.
- Badania wstępne i okresowe oraz szkolenia BHP.
Co musisz robić
- Prowadzenie akt osobowych i ewidencji czasu pracy.
- Rozliczanie zaliczek na podatek i składek jako płatnik.
- Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy i narzędzi.
- Zachowanie okresu wypowiedzenia — do trzech miesięcy przy stażu co najmniej trzech lat (art. 36 Kodeksu pracy).
Czym ryzykujesz
- Ochrona przed zwolnieniem: przywrócenie do pracy albo odszkodowanie, gdy sąd uzna wypowiedzenie za nieuzasadnione.
- Ochrona szczególna niektórych grup — ciąża, wiek przedemerytalny, urlopy związane z rodzicielstwem.
Kiedy ta forma ma sens
Gdy praca jest ciągła, wykonywana pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie. Wtedy to nie jest wybór — tak stanowi art. 22 Kodeksu pracy. Poza tym wszędzie tam, gdzie zależy ci na związaniu kogoś z firmą na lata: etat daje pracownikowi zdolność kredytową i poczucie ciągłości, których faktura nie zastąpi.
Umowa zlecenie
Tańsza od etatu, bo nie ma płatnego urlopu ani wynagrodzenia chorobowego, a składka chorobowa jest dobrowolna.
Za co płacisz
- Składki po stronie zleceniodawcy: emerytalną, rentową i wypadkową.
- Minimalną stawkę godzinową — obowiązuje także przy zleceniu.
- Składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek jako płatnik.
Co musisz robić
- Ewidencja liczby godzin wykonania zlecenia.
- Rozliczenie składek i zaliczek jak przy etacie.
- Sprawdzenie zbiegu tytułów do ubezpieczeń, gdy zleceniobiorca ma inne źródła.
Czym ryzykujesz
- Przekwalifikowanie na umowę o pracę, gdy praca ma cechy stosunku pracy (art. 22 § 1 i 1[1] Kodeksu pracy) — z zaległymi składkami za cały okres.
- Brak związania: zlecenie można wypowiedzieć w każdej chwili, także przez drugą stronę.
Kiedy ta forma ma sens
Przy pracy zadaniowej, nieregularnej, bez podporządkowania i sztywnych godzin. Przy zastępstwach, projektach sezonowych i współpracy z osobami, które mają już inne tytuły do ubezpieczeń.
Współpraca B2B
Najprostsza w rozliczeniu — płacisz kwotę z faktury i nic ponadto. Cały ciężar składek i podatków przechodzi na drugą stronę.
Za co płacisz
- Kwotę z faktury. Bez składek po twojej stronie, bez płatnego urlopu, bez wynagrodzenia chorobowego.
- Zwykle wyższą stawkę niż brutto na etacie — bo druga strona musi z niej pokryć własny ZUS i podatek.
Co musisz robić
- Praktycznie żadnych obowiązków płatnika: przedsiębiorca rozlicza się sam.
- Umowa cywilnoprawna zamiast dokumentacji pracowniczej.
Czym ryzykujesz
- PRZEKWALIFIKOWANIE NA STOSUNEK PRACY. To jest ryzyko numer jeden i nie da się go umową wyłączyć. Art. 22 § 1[1] Kodeksu pracy stanowi wprost, że zatrudnienie w warunkach stosunku pracy jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy. Decydują cechy faktyczne: podporządkowanie, wyznaczone miejsce i godziny, ciągłość, praca na rzecz i ryzyko pracodawcy. Gdy PIP, ZUS albo sąd je stwierdzi, umowa B2B nie chroni — trzeba dopłacić składki za cały okres wraz z odsetkami, a pracownikowi mogą przysługiwać zaległy urlop i inne świadczenia.
- Brak lojalności i ciągłości: współpracę można zakończyć z dnia na dzień, w obie strony.
- Prawa do efektów pracy trzeba uregulować w umowie — przy etacie wiele z nich przechodzi na pracodawcę z mocy prawa.
Kiedy ta forma ma sens
Gdy druga strona realnie prowadzi działalność: ma innych klientów, sama decyduje kiedy i jak pracuje, używa własnych narzędzi i ponosi ryzyko gospodarcze. Przy specjalistach rozliczanych za rezultat, projektach zamkniętych w czasie i współpracy, w której nie ma podporządkowania. Nie jako sposób na obniżenie kosztu tej samej pracy, którą do wczoraj wykonywał etatowiec przy tym samym biurku.
Jak z tego korzystać
Najpierw sprawdź, czy forma jest w ogóle do wyboru — przy pracy podporządkowanej i ciągłej nie jest. Dopiero potem policz koszt: ile kosztuje ta sama wypłata oraz ile kosztuje dzień faktycznie przepracowany.
Kwota jest jednym z kryteriów, nie jedynym. Krótszy okres wypowiedzenia działa w obie strony, a osoba, która może odejść z dnia na dzień, czasem z dnia na dzień odchodzi.